Softwareentwicklung für die Sachbearbeitung: KI-Vorschläge mit Freigabe und Journal
Aus Softwareentwicklung für Sachbearbeitung und Organisation entsteht bei uns eine interne Anwendung, in der KI-Schritte unter Aufsicht arbeiten: Das Modell bereitet Vorgänge vor, unsichere Fälle gehen in eine Freigabe, jede Entscheidung steht im Journal. Beauftragt wird die individuelle Softwareentwicklung bei einer deutschen Gesellschaft, mit Vertrag nach deutschem Recht und Verarbeitung nach DSGVO, für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Meist hat ein Pilot schon Eingangspost sortiert und in der Vorführung überzeugt; im Alltag fehlt dann alles um ihn herum: wer den Vorschlag prüft, wohin er geht, wer ihn verantwortet. Zwei Grenzen nennen wir vorab: Reicht eine feste Regel, bauen wir die Regel und kein Modell. Im Inneren von ERP oder Dokumentenablage ändern wir nichts, wir docken außen an.
Für wen
- Ein KI-Pilot sortiert Anfragen im Test sauber vor, aber niemand hat festgelegt, wer prüft und wie das Ergebnis ins Fachsystem kommt.
- Sachbearbeiter kopieren Texte zwischen Chatdienst und Fachanwendung, und die Leitung weiß nicht, welche Vorgänge dabei das Haus verlassen.
- Revision oder Datenschutzbeauftragter wollen wissen, ob eine Entscheidung vom Menschen oder vom Modell stammt, und diese Angabe findet sich nirgends.
- Ein Genehmigungsweg läuft über Postfach, Tabelle und zwei Fachsysteme und soll in eine Anwendung mit Rollen umziehen, ohne Umbau am ERP.
- Die Geschäftsführung will vor dem Ausrollen wissen, was ein KI-Schritt je Vorgang kostet und wer für Fehler geradesteht.
Was Sie bekommen
Arbeitsliste für die unsicheren Fälle
Liegt die Sicherheit des Modells unter dem vereinbarten Schwellenwert, landet der Vorgang nicht im Fachsystem, sondern auf einer Liste: Vorschlag, Begründung und Fundstelle nebeneinander. Bestätigen, korrigieren oder zurückweisen ist ein Klick; jede Korrektur wird zum Prüffall. Welche Vorgangsarten ohne Freigabe durchlaufen dürfen, steht im Angebot.
Rollen und Rechte, auch für den KI-Schritt
Rollen und Rechte nach Ihren Regeln, Vier-Augen-Prinzip dort, wo diese es verlangen; wie die Anmeldung angebunden wird, steht im Angebot. Der KI-Schritt bekommt eine eigene Rolle mit einer abschließenden Liste erlaubter Handlungen. Unsere eigenen KI-Werkzeuge laufen nach demselben Prinzip: Was nicht beschrieben ist, führen sie nicht aus.
Journal jeder Entscheidung
Zu jedem Vorgang bleibt stehen, was eingegangen ist, was das Modell vorgeschlagen hat, wer freigegeben oder geändert hat und welcher Regelstand galt. Das Journal ist durchsuchbar und exportierbar; eine Rückfrage der Revision braucht keinen Entwickler.
Softwareentwicklung an Ihren Bestandssystemen
Dokumentenablage, ERP, CRM und Postfächer liefern den Vorgang und bekommen das Ergebnis über ihre Schnittstellen zurück. Gebaut wird mit TypeScript, Node.js und PostgreSQL, Oberfläche in React; Werkzeuge, die ein Modell wie Claude aufrufen darf, binden wir über MCP an. Anbindungen, die wir für den eigenen Betrieb gebaut haben, verkürzen den Weg; was fehlt, entsteht dokumentiert.
Betrieb mit Kostengrenze
Anwendungen, die im Betrieb Sprachmodelle nutzen, rufen sie bei uns über ein eigenes Gateway auf, mit einer harten Kostengrenze je Vorgangsart. Antwortet der Anbieter nicht, geht der Fall in die normale Bearbeitung statt verloren. Betrieben wird auf eigenen Servern bei Hetzner in Deutschland und der EU.
Vom Pilotprojekt zum abgenommenen Betrieb
Gespräch an einem echten Vorgang
Wir gehen einen typischen Fall von der Eingangspost bis zur Erledigung durch, auf Wunsch mit Beispieldaten statt Kundendaten. Bevor Sie Unterlagen zeigen, schließen wir eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Danach sagen wir, welcher Schritt ein Modell braucht und welcher nicht.
Angebot mit Prüffällen und Freigaberegeln
Im Angebot stehen Vorgangsarten, Rollen, angebundene Systeme, Freigaberegeln und die Prüffälle, gegen die abgenommen wird, dazu Vertragsform, Preismodell und welche Daten ein Sprachmodell sieht. Der Zeitrahmen steht im Angebot.
Softwareentwicklung im Schattenbetrieb
Jede Lieferung läuft zuerst neben der bisherigen Bearbeitung mit: Das Modell schlägt vor, Ihre Sachbearbeiter arbeiten wie gewohnt, beides wird verglichen. Erst wenn die Abweichungen erklärt sind, bekommt der Schritt seine Freigaberechte.
Abnahme und Übergabe in den Betrieb
Abgenommen wird gegen die Prüffälle aus dem Angebot. Zur Übergabe gehören Betriebshandbuch, Zugänge und eine Einweisung für die Leute, die freigeben; danach greift die Gewährleistung auf Mängel.
Abnahme statt Versprechen
Was abgenommen wird, steht vor dem Start im Angebot und nicht danach im Protokoll. Geprüft wird der Arbeitsablauf, nicht die Eloquenz des Modells: Landen unsichere Fälle in der Freigabe, zeigt das Journal jede Entscheidung, hält die Kostengrenze. Eine abgegrenzte Anwendung liefern wir im Werkvertrag, Festpreis mit Abnahme, in Teilen, jeder Teil für sich geprüft. Weitere Vorgangsarten folgen als eigenes Paket mit eigenen Abnahmekriterien.
Soll vorher geklärt werden, welcher Vorgang sich lohnt, ist das Beratung im Dienstvertrag nach Tagessatz. Aufgaben an unsere Entwickler gehen über unsere Projektleitung; fällt jemand aus, übernimmt das Team – ohne neuen Suchlauf. Quellcode und Dokumentation sind im Repository für Sie einsehbar. Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens für Sie erstellten Code auf Sie über. Preise nennt das Angebot nach dem Gespräch.
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KI im Betrieb: was vor dem Start geklärt wird
Was kostet individuelle Softwareentwicklung?
Den Preis bestimmen die Zahl der Vorgangsarten und Rollen, die angebundenen Systeme und wie viele Fälle eine Freigabe brauchen. Nach dem Gespräch nennt das Angebot einen Festpreis je Lieferung im Werkvertrag. Die laufenden Modellkosten stehen getrennt daneben, mit einer Kostengrenze je Vorgangsart.
Was passiert, wenn die KI danebenliegt?
Dafür ist die Freigabe da: Fälle unter dem vereinbarten Schwellenwert entscheidet ein Mensch, und seine Korrektur steht im Journal. Häufen sich Korrekturen in einer Vorgangsart, lässt sich deren KI-Schritt abschalten, während die Anwendung weiterläuft.
Werkvertrag oder Dienstvertrag?
Die Anwendung selbst ist ein Werk mit beschreibbarem Ergebnis, also Werkvertrag: Wir schulden das Ergebnis, Sie nehmen es ab. Beratung vorab läuft im Dienstvertrag.
Wer betreut die Anwendung nach der Übergabe?
Ihre IT-Abteilung mit Betriebshandbuch und Zugängen, oder wir mit einem neuen Paket je Erweiterung. Prüffälle und Journal bleiben in der Anwendung, damit jeder spätere Modellwechsel gegen dieselben Fälle läuft.
Welcher KI-Versuch liegt bei Ihnen gerade auf Eis?
Nennen Sie uns den Pilot, das Werkzeug oder den Vorgang, bei dem es nach der Vorführung nicht weiterging. Im Gespräch sagen wir, ob er in den Betrieb gehört, was dafür fehlt – oder warum man ihn besser beendet.