KI-Kompetenz nach Artikel 4: was sie für Unternehmen mit 20 bis 200 Mitarbeitern bedeutet

KI-Kompetenz bezeichnet nach der europäischen KI-Verordnung die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und ihre Chancen und Risiken einzuschätzen. Artikel 4 verpflichtet Anbieter und Betreiber, Maßnahmen zu ergreifen, die den Aufbau dieser Kompetenz bei ihrem Personal unterstützen, unabhängig von der Größe des Unternehmens.

KI-Kompetenz: was Artikel 4 verlangt

Die Regel gilt seit dem 2. Februar 2025. Sie betrifft Unternehmen, die KI-Systeme beruflich in eigener Verantwortung einsetzen, also auch solche, in denen KI vor allem als Schreib- und Rechercheassistent dient. Mit der Änderungsverordnung (EU) 2026/1744 hat die EU den Wortlaut neu gefasst: Verlangt werden Maßnahmen, die die Entwicklung der Kompetenz unterstützen; ein bestimmtes Niveau für jede einzelne Person schreibt die Regel ausdrücklich nicht vor.

Die Verordnung schreibt weder eine bestimmte Schulungsform noch ein Zertifikat vor, und ein eigens ernannter KI-Beauftragter ist dafür nicht erforderlich. Die Bundesnetzagentur weist allerdings darauf hin, dass fehlende Kompetenz im Schadensfall als Verletzung der Sorgfaltspflicht gewertet werden kann. Wer seine Maßnahmen festhält, kann im Zweifel zeigen, was geschehen ist. Für Betreiber von Hochrisiko-Systemen gelten zusätzlich eigene Anforderungen an die Personen, die dort die menschliche Aufsicht übernehmen.

Wer im Unternehmen welches Wissen braucht

Sinnvoll ist eine Unterscheidung nach Rolle und Einsatz statt eines einheitlichen Programms. In einem Unternehmen mit 20 bis 200 Beschäftigten lassen sich meist fünf Gruppen trennen:

• Alle, die KI-Werkzeuge nutzen: welche Anwendungen freigegeben sind, welche Daten nicht hineingehören und warum ein Ergebnis falsch sein kann, obwohl es überzeugend klingt.
• Sachbearbeitung mit einem KI-Schritt im Vorgang: wie ein Vorschlag geprüft wird, wann er abzulehnen ist und auf welchem Weg ein Fehler gemeldet wird.
• Fachverantwortliche: wie die Qualität eines Vorgangs gemessen wird und wann er angepasst oder angehalten werden muss.
• Geschäftsführung: Rollen nach der Verordnung, Kosten je Anwendung, Haftungsfragen und die Entscheidung über neue Einsätze.
• IT und Organisation: Konten und Rechte, Protokolle, Verträge mit Anbietern und die Anbindung an vorhandene Systeme.

Die nötige Tiefe unterscheidet sich deutlich. Für die erste Gruppe genügt oft eine kurze Einweisung mit Beispielen aus dem eigenen Haus. Wer dagegen Vorschläge eines Systems freigibt, muss die typischen Fehlerbilder kennen und verstehen, dass eine Freigabe Verantwortung bedeutet. Und wer über einen Einsatz entscheidet, muss nicht wissen, wie ein Modell rechnet, wohl aber, welche Folgen ein Fehler hat und wer ihn bemerkt.

KI-Kompetenz in drei Schritten aufbauen

1. Bedarf ermitteln. Welche Systeme sind im Einsatz, wer arbeitet damit, und wo hätte ein Fehler spürbare Folgen? Das Register freigegebener Werkzeuge aus einer KI-Richtlinie ist dafür der naheliegende Ausgangspunkt.
2. Maßnahmen passend zur Rolle gestalten. Kurze Formate am echten Arbeitsmaterial wirken mehr als ein allgemeiner Vortrag: eine Einweisung beim Freischalten eines neuen Werkzeugs, ein Termin mit Beispielfällen aus dem eigenen Vorgang, eine Seite mit Grenzfällen für die Sachbearbeitung.
3. Festhalten und auffrischen. Eine einfache Liste reicht aus: wer wann an welcher Maßnahme teilgenommen hat und welche Unterlagen verwendet wurden. Neue Werkzeuge, neue Beschäftigte und gemeldete Vorfälle sind Anlässe, die Liste fortzuschreiben.

Für ein mittleres Unternehmen ist das keine eigene Akademie, sondern ein fester Bestandteil jeder Einführung: Wer ein Werkzeug freischaltet, plant die Einweisung gleich mit.

Typische Fehler

• Ein Webinar für alle. Die Buchhaltung hört dasselbe wie der Vertrieb, und niemand erfährt etwas über den eigenen Vorgang.
• Bedienkurs statt Grenzen. Geschult wird, wie man geschicktere Eingaben formuliert, nicht, wann man einem Ergebnis misstrauen sollte.
• Leitung ausgenommen. Wer über neue Einsätze entscheidet, braucht das Verständnis ebenso wie die Nutzer.
• Wissen bei einer einzigen Person. Eine engagierte Kollegin kennt alle Werkzeuge und Kniffe, festgehalten ist davon nichts, und mit ihrem Urlaub steht die Frage wieder offen.
• Nichts festgehalten. Maßnahmen haben stattgefunden, lassen sich später aber nicht mehr belegen.
• Schulung ohne Regeln. Beschäftigte kennen die Risiken, wissen aber nicht, welches Werkzeug sie stattdessen verwenden dürfen – ein Nährboden für Schatten-KI.

Dieser Überblick ist keine Rechtsberatung.

Wie wir Kompetenz im Projekt mitliefern

Wer mit einer von uns gebauten Anwendung arbeitet, soll wissen, was sie kann und wo sie aufhört. Deshalb gehören Dokumentation und Übergabe zur Lieferung; welche Einweisungen für welche Rollen dazukommen, halten wir im Angebot fest. Unsere Erfahrung stammt aus dem eigenen Betrieb, in dem jede Anwendung mit Sprachmodell eine harte Kostengrenze hat; genau diese Fragen nach Kosten und Grenzen gehören auch in die Einweisung der Leitung. Für Bestandsaufnahme und Einordnung nach Rollen ist die KI-Beratung der Einstieg, für Anwendungen mit eingebautem KI-Schritt die KI-Implementierung.