Prozessautomatisierung mit KI: Vorgänge, die jeden Tag ohne Handgriff durchlaufen
Prozessautomatisierung mit KI heißt bei Hellwerk Systeme, dass der ganze Vorgang vom Eingang bis zum Eintrag im Zielsystem automatisch läuft und die KI darin einen einzelnen, prüfbaren Schritt übernimmt: ein Dokument erkennen, eine Anfrage einordnen, eine Antwort entwerfen. So lassen sich Geschäftsprozesse mit KI automatisieren, ohne dass ein Sprachmodell über den Ablauf bestimmt.
Der Vertrag unterliegt deutschem Recht, personenbezogene Daten verarbeiten wir nach DSGVO, und welche Daten ein Sprachmodell sieht, steht im Angebot. Anlass ist in Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz meist ein Pilot, der funktioniert und doch Handarbeit blieb: Das Modell liest Belege, aber jemand kopiert das Ergebnis aus dem Chatfenster ins System. Die Grenze sagen wir vorab: Lässt sich ein Schritt mit einer festen Regel lösen, bekommt er keine KI. Und ist der Ablauf selbst unklar, beschreiben wir ihn zuerst, statt ihn zu automatisieren.
Für wen
- Ein KI-Pilot liest Belege oder Anfragen brauchbar aus, doch das Ergebnis trägt weiterhin jemand von Hand in ERP oder CRM ein.
- Ein Vorgang soll an jedem Tag laufen, auch an denen, an denen die Kollegin fehlt, die ihn heute anstößt.
- Die IT-Leitung soll eine Automatik mit Sprachmodell freigeben und verlangt vorher, dass jeder Lauf nachvollziehbar protokolliert wird.
- Die Geschäftsführung will wissen, welche Modellkosten ein automatisierter Vorgang verursacht, bevor er auf alle Fälle ausgeweitet wird.
Was Sie bekommen
Der Vorgang als Kette, die KI als ein Glied
Wir zeichnen den Vorgang vom Auslöser bis zum letzten Eintrag auf und markieren die Stelle, an der heute ein Mensch liest und deutet. Nur dort sitzt die KI. Abruf, Zuordnung, Berechnung, das Schreiben in Ihre Systeme und die Benachrichtigung übernehmen Regeln und Schnittstellen, die bei gleicher Eingabe immer dasselbe tun.
Prozessautomatisierung mit KI und festem Ausgabeformat
Die KI gibt keinen freien Text in den Ablauf, sondern ausgefüllte Felder in einem vorgegebenen Format: Belegart, Absender, Kategorie, Entwurf. Unmittelbar danach prüfen Regeln, ob die Angaben zusammenpassen, etwa Pflichtfelder, Summen oder bekannte Kundennummern. Was die Prüfung nicht besteht, geht mit Begründung an eine benannte Person; alles andere läuft weiter.
Täglicher Lauf ohne Aufsicht
Ein automatisierter Vorgang muss an einem gewöhnlichen Tag ohne Zuschauer durchlaufen und sich nur melden, wenn etwas abweicht. In einem Projekt aus dem Lebensmittelhandel werden 8 Kassen täglich ohne Abtippen abgestimmt; am Referenztag stimmten alle 8 auf den Groschen. Ihr Vorgang bekommt dafür Wiederholung bei Ausfällen und eine Fehlerliste mit Zuständigen.
Modellaufrufe mit Grenze und Protokoll
Der KI-Schritt spricht nicht direkt mit dem Modellanbieter, sondern mit einem vorgeschalteten Gateway: Jeder Aufruf dieses Schritts wird protokolliert, eine harte Kostengrenze hält die Ausgaben fest, und das Modell lässt sich tauschen, ohne den Ablauf umzubauen. Dieses Muster ist nicht für Sie erfunden, unsere eigenen Anwendungen mit Sprachmodell laufen genauso.
Vom Pilotprojekt zum abgenommenen Betrieb
Echte Fälle aus dem Alltag durchgehen
Im Gespräch und danach an einer Stichprobe Ihrer Fälle klären wir, wo der Vorgang beginnt, wo er endet und welcher Schritt heute Lesen und Deuten verlangt. Vor dem ersten Blick in Ihre Unterlagen schließen wir eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung.
Angebot mit Abnahmekriterien je Glied
Das Angebot beschreibt jedes Glied der Kette, den KI-Schritt mit Ausgabeformat und Prüfregeln, die Kostengrenze, die beteiligten Dienste und die Kriterien der Abnahme. Dazu kommen Vertragsform, Preismodell und der Zeitrahmen des Vorhabens.
Prozessautomatisierung mit KI neben der Handarbeit prüfen
Zuerst läuft die Automatik parallel zur bisherigen Bearbeitung und schreibt ihre Ergebnisse in eine Vergleichsliste statt in Ihre Systeme. Ihre Fachabteilung sieht Fall für Fall, wo Automatik und Mensch auseinanderliegen. Eingeschaltet wird, wenn der Vergleich die vereinbarten Kriterien erfüllt.
Abnahme und Übergabe in den Alltag
Abgenommen wird gegen die Kriterien aus dem Angebot. Zur Übergabe gehören die Beschreibung des Vorgangs, der Protokollzugang und eine Anleitung, wie der KI-Schritt nach einem Modellwechsel erneut geprüft wird. Mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens erstellten Code auf Sie über.
Abnahme statt Versprechen
Eine Erkennungsquote versprechen wir nicht, weil sie von Ihren Unterlagen abhängt. Stattdessen steht vor dem Start im Angebot, woran der Vorgang gemessen wird: welche Fälle vollständig durchlaufen, welche Abweichungen gemeldet werden, was protokolliert wird und welche Kostengrenze gilt. Geliefert wird in Teilen, jede Teillieferung wird einzeln geprüft; Regeln, Prüffälle und Code liegen im Repository, in das Sie Einblick haben.
Die Automatisierung eines beschriebenen Vorgangs vereinbaren wir als Werkvertrag zum Festpreis mit Abnahme. Vorarbeit, bei der erst geklärt wird, welcher Vorgang sich eignet, läuft als Dienstvertrag nach Tagessatz. Die Arbeit unserer Entwickler steuert unsere Projektleitung, Umfang und Kriterien legen Sie fest. Werden dabei personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Beschreiben Sie uns einen Vorgang, der heute jeden Tag Handarbeit kostet, und wir sagen, ob er sich so automatisieren lässt.
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KI im Betrieb: was vor dem Start geklärt wird
Welche Prozesse kann man mit KI automatisieren?
Vorgänge, in denen ein Schritt Lesen oder Einordnen verlangt und der Rest festen Regeln folgt: eingehende Dokumente, Anfragen aus Formularen und Postfächern, wiederkehrende Antwortentwürfe. Schritte mit einer eindeutigen Regel sollten ohne KI auskommen. Ob Ihr Vorgang passt, zeigt eine Stichprobe echter Fälle vor dem Angebot.
Braucht jeder Schritt eines Prozesses künstliche Intelligenz?
Nein, meist genau einer. Je weniger Schritte vom Modell abhängen, desto leichter lässt sich der Vorgang prüfen und bei einem Modellwechsel neu abnehmen, und desto kleiner fallen die Modellkosten aus.
Läuft die Automatisierung auch, wenn niemand hinschaut?
Dafür wird sie gebaut. Jeder Lauf schreibt ein Protokoll, ungeprüfte Fälle landen mit Grund bei einer benannten Person, und eine Tagesmeldung zeigt, was durchlief und was noch wartet.
Müssen wir unsere bestehenden Systeme ersetzen?
Nein. Die Automatisierung schreibt über Schnittstellen in die Programme, die Sie heute nutzen; neue Oberflächen muss niemand lernen. Fehlt eine Anbindung, wird sie im Angebot benannt und mitgeliefert.
Welcher KI-Versuch liegt bei Ihnen gerade auf Eis?
Nennen Sie uns den Pilot, das Werkzeug oder den Vorgang, bei dem es nach der Vorführung nicht weiterging. Im Gespräch sagen wir, ob er in den Betrieb gehört, was dafür fehlt – oder warum man ihn besser beendet.