Prozessautomatisierung mit KI in Unterföhring: Belege von unterwegs landen ohne Abtippen im ERP

Pilot besprechen Prozessautomatisierung mit KI

Zwischen A 9, A 99 und Unterföhring: Das Papier fährt mit: Prozessautomatisierung mit KI lohnt sich in Unterföhring vor allem für Betriebe, deren Arbeit draußen stattfindet und deren Unterlagen über A 9 und A 99 zurückkommen: als Foto eines Lieferscheins, als Einsatzbericht im PDF, als Stundenzettel im Anhang. Wir automatisieren solche Vorgänge nach DSGVO, mit Vertrag nach deutschem Recht und für Betriebe in ganz Deutschland. Technik- und Servicedienstleister, Veranstaltungsbetriebe und Lieferanten der großen Häuser im Gewerbegebiet schicken Leute und Fahrzeuge in die Region und bekommen Papier zurück. Im Innendienst tippt dann jemand Positionen ins ERP, gleicht Einsätze mit Aufträgen ab und fragt nach, wenn eine Unterschrift fehlt. Ein Versuch mit einem Sprachmodell hat gezeigt, dass es die Fotos lesen kann. Geändert hat das wenig: Die Werte erscheinen in einem Chatfenster, und von dort werden sie wieder abgetippt.
Prozessautomatisierung mit KI vom Foto bis zum Eintrag im ERP: Automatisiert wird der ganze Weg. Ein Beleg kommt per Mail, Upload oder Scan an; das Sprachmodell liest ihn und füllt feste Felder aus: Auftragsnummer, Einsatzdatum, Positionen, Mengen, Unterschrift vorhanden oder nicht. Danach prüfen Regeln, ob die Auftragsnummer existiert, das Datum zum Auftrag passt und die Mengen plausibel sind. Was besteht, schreibt die Schnittstelle ins ERP; was nicht besteht, geht mit Grund an eine benannte Person im Innendienst. Einmal täglich fasst eine Übersicht zusammen, welche Belege eingetragen wurden und welche auf eine Entscheidung warten. Wer den Vorgang heute von Hand erledigt, wird damit nicht überflüssig, sondern bearbeitet nur noch die Fälle, die wirklich einen Blick brauchen.
Wo die Regel entscheidet und wo das Modell nur liest: Das Sprachmodell ist in dieser Kette das einzige Glied, das deutet; alles andere tut bei gleicher Eingabe immer dasselbe. Das hat einen praktischen Grund: Ein Ablauf, in dem nur ein Schritt vom Modell abhängt, lässt sich prüfen, nach einem Modellwechsel erneut abnehmen und in seinen Kosten begrenzen. Lässt sich ein Beleg über ein festes Format auslesen, etwa eine elektronische Rechnung, bekommt dieser Schritt überhaupt kein Modell. Ändert ein Auftraggeber sein Formular oder kommt eine neue Belegart hinzu, laufen die hinterlegten Prüffälle erneut durch. So zeigt sich vor dem Einschalten, ob die Automatik die neue Form versteht, und nicht erst beim Monatsabschluss.
Wie Prozessautomatisierung mit KI in den Alltag des Innendiensts kommt: Grundlage ist eine Stichprobe Ihrer echten Belege, ausdrücklich mit den schlechten: schiefe Fotos, handschriftliche Nachträge, fehlende Seiten. Danach läuft die Automatik im Schattenbetrieb. Sie schreibt ihre Ergebnisse in eine Vergleichsliste statt ins ERP, und der Innendienst sieht Beleg für Beleg, wo sie und die eigene Erfassung auseinanderliegen. Den Leseschritt schickt die Automatik über unser eigenes Gateway an das Sprachmodell. Dort wird jeder Aufruf protokolliert, eine harte Kostengrenze hält die Ausgaben im Rahmen, und das Modell lässt sich wechseln, ohne die Kette umzubauen. Unsere eigenen Anwendungen mit Sprachmodell sind genauso gebaut, deshalb zeigen wir Ihnen das Protokoll an Beispieldaten, bevor Sie sich entscheiden.
Abnahme statt Versprechen, gemessen an Ihren eigenen Belegen: Wie gut ein Modell Ihre Fotos liest, hängt an den Fotos, deshalb nennen wir dafür keine Zahl. Abgenommen wird, was vor dem Start im Angebot steht: welche Belegarten vollständig durchlaufen, welche Abweichungen gemeldet werden, was im Protokoll steht und welche Kostengrenze gilt. Den beschriebenen Vorgang automatisieren wir im Werkvertrag zum Festpreis mit Abnahme, und jede Teillieferung prüfen Sie einzeln. Vor der Stichprobe steht eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung. Stundenzettel und Einsatzberichte enthalten Namen, deshalb schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, sobald wir solche Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten. Wer bei uns entwickelt, bekommt seine Aufgaben von unserer Projektleitung; Umfang und Messlatte legen Sie fest. Die Stichprobe lässt sich bei einem Termin vor Ort in Unterföhring gemeinsam sichten.

Unterföhring, Bayern

Unterföhring liegt im Landkreis München am nordöstlichen Stadtrand, grenzt im Süden und Westen an München und im Norden an Ismaning, im Osten an Aschheim; die Isar bildet die Westgrenze.
Die Gemeinde gilt als einer der wichtigsten Medienstandorte Deutschlands.
An der Medienallee haben ProSiebenSat.1 Media und der Pay-TV-Anbieter Sky Deutschland ihren Sitz.
Das ZDF betreibt in Unterföhring sein Landesstudio Bayern, das Beiträge für die Nachrichtensendungen des Senders produziert.
Größter Arbeitgeber ist die Allianz-Gruppe, die auf dem Allianz Campus an der Dieselstraße unter anderem die Allianz Deutschland und die IT-Tochter Allianz Technology bündelt.
Auch der Rückversicherer Swiss Re hat seine deutsche Niederlassung in einem eigenen Verwaltungsgebäude an der Dieselstraße.
Die Arbeitsplätze konzentrieren sich im Gewerbegebiet östlich der Bahnlinie, in dem Medienunternehmen und Versicherer den Ton angeben.
Der unterirdische Haltepunkt der S8 verbindet Unterföhring direkt mit der Münchner Innenstadt und dem Flughafen München.
Über den Föhringer Ring ist die Gemeinde an Bogenhausen und Schwabing-Freimann angebunden, Anschluss besteht außerdem an die Autobahnen A 9 und A 99.

Begriffe zum Thema

KI im Betrieb: was vor dem Start geklärt wird

Können wir die Belegstichprobe in Unterföhring vor Ort mit Ihnen durchgehen?

Gern, und am besten zusammen mit der Person aus dem Innendienst, die die Belege heute erfasst; den Termin vor Ort in Unterföhring stimmen wir mit Ihnen ab. Sie weiß, welche Sonderfälle es gibt, und genau diese Fälle gehören in die Stichprobe.

Was passiert, wenn sich unser Prozess ändert?

Dann wird die Kette an der betroffenen Stelle angepasst und gegen die hinterlegten Prüffälle erneut getestet. Eine neue Belegart oder ein geändertes Formular betrifft meist nur den Leseschritt und die Regeln; ein zusätzlicher Vorgang wird als eigenes Paket mit eigenen Abnahmekriterien angeboten.

Wer betreibt die Automatisierung nach der Abnahme?

Entweder Ihre IT mit Betriebshandbuch, Protokollzugang und einer Anleitung für die erneute Prüfung nach einem Modellwechsel, oder wir im Rahmen eines gesondert vereinbarten Pakets. Fachlich verantwortlich für die gemeldeten Abweichungen bleibt eine benannte Person in Ihrem Haus.

Projekt in Unterföhring besprechen

Projekte laufen über unsere eigenen Werkzeuge und Systeme, ortsunabhängig. Vor-Ort-Termine bei Ihnen in Unterföhring richten wir ein, wenn Sie es wünschen.

Pilot besprechen